Anbefalinger for digital kommunikation med Civilstyrelsen

Send sikkert, hvis din e-mail indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger (herunder personoplysninger)

Civilstyrelsen kommunikerer primært via sikker mail – Digital Post – men kan også kontaktes via almindelig E-mail. Hvis du vil sende en e-mail til Civilstyrelsen, der indeholder fortrolige og/eller følsomme oplysninger, er det vigtigt, at du sender e-mailen sikkert, så andre ikke kan læse indholdet. Desuden sikrer sikker mail, at indholdet af oplysninger, du sender, ikke ændres. Civilstyrelsen kan kommunikere på følgende digitale platforme:

• E-mail (civilstyrelsen@civilstyrelsen.dk)
• Offentlig digital post (borger.dk, virk.dk eller e-Boks)

Almindelig mail

Hvis din e-mail ikke indeholder fortrolige oplysninger eller følsomme personoplysninger, kan du sende den som en almindelig mail.

• Almindelig mail (civilstyrelsen@civilstyrelsen.dk)

Offentlig digital post

Ved afsendelse fra fx e-Boks skal du vælge modtager, når beskeden oprettes. Under kategorien ”Offentlige myndigheder/Stat” finder du underkategorien ”Civilstyrelsen”.

Som borger kan du sende en e-mail sikkert fra din digitale postkasse på borger.dk eller e-Boks.dk. Det er også i den digitale postkasse, at du modtager meddelelser fra det offentlige (som fx breve fra
Civilstyrelsen). Du kan få hjælp og vejledning til at oprette og bruge den digitale postkasse på www.borger.dk.

Fra professionelle brugere ønsker Civilstyrelsen at modtage sikker digital post gennem e-Boks-løsningen på virk.dk, hvor der sendes via CVR.

Denne løsning tilbyder udover sikkerhed, at kommunikationen kan dokumenteres.

E-mail med certifikat

Der er desuden mulighed for at kommunikere med Civilstyrelsen ved hjælp af en sikker e-mailadresse med certifikat. Brug af certifikatløsningen kræver særlige tekniske forudsætninger og anbefales ikke, da kommunikationen ikke kan dokumenteres. Civilstyrelsen kan modtage og sende sikker e-mail med certifikat på sikkerpost@civilstyrelsen.dk.

Civilstyrelsen kan naturligvis også kontaktes pr. brev eller ved telefonisk henvendelse.

Filstørrelse

Vær opmærksom på, at krypteringen ”spiser” en del af mailens kapacitet. Civilstyrelsen kan således ikke modtage e-mails, der overskrider følgende størrelser:

Når du skal skrive til Civilstyrelsen, er der flere ting, du skal være opmærksom på

For at gøre behandlingen af sagerne så enkelt som muligt opfordres du til:

• Enten at sende meddelelsen digitalt eller med almindelig post (ikke begge dele)
• Kun at sende bilag én gang (dvs. ikke genfremsende dem i en senere mail)
• Kun at sende én sag pr. mail (dvs. ikke flere sager i den samme mail)
• Ikke at sætte Civilstyrelsen cc på en e-mailkorrespondance mellem dig og andre parter
• Undlad at sende materiale på USB-nøgle, CD eller andre fysiske opbevaringsmedier

Hvis materiale i særlige situationer alligevel sendes ad flere kanaler, bør det oplyses ved fremsendelsen.

Emnefeltet

Det er vigtigt at være opmærksom på, at emnefeltet aldrig krypteres – heller ikke, når der sendes sikkert. Derfor bør du ikke angive fortrolige eller følsomme oplysninger i emnefeltet. Du bør derfor ikke skrive navne eller personnumre i emnefeltet.

Det letter Civilstyrelsens håndtering af mails, hvis du udfylder emnefeltet i fremsendelsesmailen på følgende måde:

• Hvis der er tale om en ny sag skrives fx: Fonde, Fri Proces, Retsinformation, Erstatningsnævnet, Retslægerådet, Rådet for Offerfonden eller Indsamlingsnævnet.
• Hvis der er tale om en verserende sag skrives: Civilstyrelsens journalnummer samt hvilke dokumenttyper fx svarskrift, ansøgning osv.
• Hvis der er tale om genoptagelse af en tidligere verserende sag skrives: Anmodning om genoptagelse af Civilstyrelsens [journalnummer].

Navngivning og organisering af vedhæftede filer og fremsendelse af mails

Meddelelser og bilag bør sendes til Civilstyrelsen i én e-mail (med mindre andet er aftalt) og som adskilte filer. Det vil sige, at meddelelsen og bilag ikke bør samles i én fil. Filerne kan navngives så indholdet fremgår.

Medsendte bilag bør sendes i én samlet fil, fx benævnt ”bilag 1-10”, hvis der er 10 bilag. Siderne i bilagsfilen bør nummereres fortløbende, og de enkelte bilag bør på første side identificeres efter sædvanlige principper, dvs. hhv. bilag 1, 2, 3, a, b, c, osv. Filen med bilag bør kun deles op i flere filer, hvis det giver problemer med størrelsen at sende i én fil.

Send kun vedhæftede filer via mails 

Af sikkerhedsmæssige årsager modtager Civilstyrelsen kun vedhæftede filer sendt via mails. Civilstyrelsen vil ikke kunne modtage dine oplysninger, hvis disse sendes som et link i en mail.

Modtagelse af ukrypteret materiale med personfølsomme oplysninger – USB/ CD-rom

Modtager Civilstyrelsen materiale, der indeholder personoplysninger, på en ukrypteret USB eller CD-rom, vil USB eller CD-rom blive destrueret, når oplysningerne er registreret i Civilstyrelsens sagsbehandlingssystem.

Civilstyrelsen returnerer ikke ukrypterede USB/CD-rom’er med post af sikkerhedsmæssige årsager og af hensyn til overholdelse af databeskyttelsesforordningen.

OBS: Send ikke personoplysninger ved brug af et ukrypteret medie (USB/CD-rom) af hensyn til din eller din klients sikkerhed.

Filformater

Civilstyrelsen kan modtage følgende filformater: